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[Ruey]

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倒記賬在MIS中的應用

在諸如“庫房管理”、“成品管理”、“購銷存管理”、“財務管理”等管理系統中，將原始單據記入各類明細賬及台賬的過程稱為記賬。如果記賬後發現原始入庫單或出庫單有誤，傳統的處理方法有兩種：第一種方法是補做一張單據，即糾正錯誤，再生成正確資料；第二種方法是分別做一張相反的單據和一張正確的單據，然後，將這些單據重新匯總並登賬。但不論哪種方法，都會在明細賬中如實反映調賬過程。過多的調賬，會給日後的對賬和審計帶來諸多麻煩。為此，筆者在自己的管理系統中設計了倒記賬功能，它能夠最大限度地保障各級明細賬中每筆分錄的正確性，克服了調賬帶來的諸多弊端。
設計思想
首先，在記賬功能的最前面，增加一段用戶看不到的代碼，其作用是：將系統中所有資料檔案壓縮成一個動態檔，並將這些檔放入硬碟中一個指定的檔夾中。
然後，建立一個自由資料表，用來記載記賬日期、記賬時間、記賬操作人員和生成的動態檔案名稱。
最後，在管理系統功能表中設立一個倒記賬欄目。其作用是：流覽所有記賬過程，選中其中一項後，經確定，將它對應的那個動態檔解包到系統目錄中。
生成動態檔
設系統的資料目錄為c:\rsdbf，保存動態檔的目錄為:c:\dbfbak，要在c:\dbfbak目錄下生成一個不重名的檔，使用如下代碼：
wjlj=“c:\dbfbak”
do while .t.
wjmc=wjlj＋“\”＋alltrim(upper(sys(3)))
if .not.file(“＆wjmc..zip”)
exit
endif
enddo
在c:\rsdbf目錄下設計一個自由表(backsm.dbf)，用來保存每一次的記賬資訊，並和備份檔案進行連接，其結構如下：
name c 10 操作員名稱
rq c 8 記賬日期
sj c 8 記賬時間
wjm c 40 動態檔案名
壓縮資訊
用pkzip.exe程式對資訊進行壓縮，用pkunzip.exe程式解包。這兩個程式雖為DOS環境下的應用程式，但在Windows環境下都能正常使用。
將以下代碼加入到記賬程式中生成動態檔的代碼後面：
＊－－保存檔－－＊
run pkzip ＆wjmc c:\rsdbf\＊.dbf
＊－寫操作日記－－＊
close data
use c:\rsdbf\backsm share
append blank
repl name with “王定乾”
repl rq with date()
repl sj with time()
repl wjm with wjmc
close data
程式的設計
首先定義一個表單，在其上放置一個表格物件(grid1)和兩個命令按鈕，其中表格物件的資料源指向c:\rsdbf\backsm.dbf，兩個命令按鈕的標題分別為“繼續”和“放棄”。
“放棄”按鈕的腳本為：
close data
thisform.release
return
“繼續”按鈕的腳本為：
youwj=alltrim(upper(a.wjm))
if .not.file(“＆youwj..zip”)
　=messagebox(“記賬文件已被破壞，倒記賬工作失敗！”,32,“提示”)
　thisform.grid1.setfocus
　return
　endif
　yn=messagebox(“您真的要做倒記賬工作嗎?請最後確認!”,33,“警告提示”)
　if yn <> 1
　thisform.grid1.setfocus
　return
　endif
　close data
　run pkunzip ＆youwj c:\rsdbf －o
　　=messagebox(“倒記賬工作完成!”,32,“說明”)
小 結
筆者在“房地產售房系統”、“物業管理系統”、“商業購銷存管理系統”、“超市POS系統”、“賬務處理系統”等多個系統中都成功地應用了倒記賬功能，既安全地保存了資料，又使帳面清晰明瞭，取得了很好的效果。

[elleryq]

這個很實用啊~~
開始走向 domain know-how 了喔~