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Ruey · 註冊時間: 2003-03-12 文章: 1698 來自: tunglo 第 1 樓

VFP以其強大的資料處理功能深受我們的青睞。通過使用資料庫表建立標籤從而實現信封的批量套版列印。本文介紹的這一資料處理過程簡單方便，具有很強的實用價值。

　　前言

　　工作中為了業務聯繫，我們經常習慣性的給他人發送名片，同樣，我們也就收到許多名片。各個省份地區的，各種行業業務的，各種人際關係的，時間長了，這些名片就多了。這麼多名片堆放起來，查找及使用起來就非常麻煩。今天，應該說是昨天，科技發達了，技術先進了，電腦有了，商務通也有了，這些問題就迎刃而解了。首先通過電腦使用VFP建立資料庫，做成"電子名片"，而後建立報表、標籤或查詢，使用起來就非常簡單，或者把資料發送到商務通，隨身攜帶，查找起來就非常方便。

　　一、建立資料庫表

　　VFP的資料庫功能強大，操作較為複雜，而我們要使用的"電子名片"較為簡單，因此我們考慮使用表而不使用資料庫（表和資料庫的關係此不多贅述）。根據我們的實際需要，結合名片的各個項目，利用VFP的表嚮導建立如圖所示的表結構。欄位(項目)名稱最好用中文全稱，一看就清楚明瞭；欄位寬度要斟酌考慮，最好如圖所示。欄位順序也最好如圖所示，這樣前半部分全是中文，後半部分則是數位及英文，便於錄入資料。表結構建立好後就把它起個名字存起來，比如是"通訊錄"吧。資料錄入沒有什麼技巧，算是較苦燥繁瑣的工作，若是突擊急用，最好找專業打字員，否則就在平時錄入了。
二、建立標籤

　　為了把所需的資料列印在信封上，我們要利用"通訊錄"表建立標籤。打開剛剛建立的"通訊錄"表，利用標籤嚮導建立標籤。第一步表選取就選剛建立的"通訊錄"資料表。第二步選擇標籤類型可根據信封的大小，在列表裏適當選取，但列數必需是一列。第三步定義佈局就如圖所示：在這裏可添加欄位並使用按鈕來添加標點符號和換行符，要添加文本時，可使用文本框。第一行為郵遞區號，第二行為省份、市縣、位址，第三行為單位名稱，第四行為姓名、頭銜。為了美觀，可利用文本框將"頭銜"加上小括弧且前面加上空格與姓名隔開，當然最好在"頭銜"後加上"親啟"字樣以示尊敬。緊接著可利用文本框輸入本單位資訊。即第五行輸入單位名稱，第六行輸入地址及郵遞區號，中間用空隔隔開，以便能正好留出已印刷好的"郵遞區號"四個字，最後一行輸入本單位的其他資訊，如電話、傳真、網址等。第四步排序記錄可選"省份"做昇冪或不選直接進入第五步。第五步進行預覽後起個諸如"通信錄-信封"的名字將標籤保存起來以便以後在標籤設計器中修改調整。

　　三、調整標籤並準備列印

　　由於我們要列印在信封上，可根據信封大小和列印機型號（我們這次使用的是D7大型信封和施樂P8e A4雷射印表機）在頁面設置時，適當選擇設置紙型（主要包括紙張大小、方向和頁邊距），進行列印預覽（應保證"通訊錄"表第一條或至少有一條記錄完全輸入）。在標籤設計器中可雙擊相應的行來修改該行的運算式即物件的內容。首先來設置字體字型大小，方法是先用滑鼠單擊選中該行，然後選格式功能表上的字體。第一行郵遞區號可根據信封大小即所留方框適當設置，第二行和第三行的位址和單位一般宜用小二號宋體字，第四行姓名、頭銜宜用小二號宋體加粗字型，下面第五行本單位的單位名稱宜用於小二號字體，最後兩行本單位的其他資訊宜用小四號宋體字。接下來是拖動物件到適當位置。先選中該行，然後用滑鼠拖動或用方向鍵上下左右移動。若是物件帶區太窄，可用滑鼠上下拖動細節帶區分隔欄。移到適當位置後，進行列印預覽並列印，重複進行兩三次，直到最後滿意。

　　四、使用工作表

　　前面我們已經建立了工作表，並利用工作表依據信封格式建好了標籤，現在所需做的只是輸入記錄並列印。首先打開"通信錄"工作表，根據名片上的內容輸入記錄，然後打開"通信錄-信封"標籤進行列印。根據我們設計的標籤，為了減少資料冗餘，提高資料錄入速度，資料錄入時"省份"和"市縣"欄位必須錄入，但不必帶"省"、"市"、"縣"字樣，而"位址"欄位則不必輸入省份和市縣。同樣，電話等專案裏不必輸入區號。列印時可根據需要全部列印或按頁碼（記錄）範圍列印。這樣列印的信封不僅簡單方便、美觀大方、符合標準，而且本單位資訊不需重複手工填寫，大大減少了工作量。